#JobAlert: Wir suchen eine*n Büro-Manager*in & Teamassistent*in
AlgorithmWatch sucht für unser Büro in Berlin eine*n engagierte*n Büro-Manager*in & Teamassistent*in!
- Montag-Freitag, Voll- oder Teilzeit mit 25-40 Wochenstunden möglich
- zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Bewerbungsfrist: 8. Januar 2023
AlgorithmWatch ist eine Menschenrechtsorganisation mit Sitz in Berlin, die sich mit den gesellschaftlichen Auswirkungen von Systemen automatisierter Entscheidungen (ADM) und Künstlicher Intelligenz (KI) befasst. Wir setzen uns dafür ein, dass solche Systeme Menschenrechte, Demokratie und Rechtsstaatlichkeit stärken und Freiheit ermöglichen, statt Überwachung und Entmenschlichung zu unterstützen. Dazu tragen wir mit politischen Kampagnen, journalistischer Arbeit, Forschung und Technikentwicklung bei.
Auf unserer Website, Twitter und LinkedIn kannst du dir ein besseres Bild von unserer Arbeit machen und erste Einblicke ins Team gewinnen.
Deine zukünftigen Aufgaben
Du bist Teil des Operations-Teams und als Nachfolge für unsere Kollegin verantwortlich für die Bereiche Büroorganisation und Reise- und Eventmanagement. Du unterstützt bei Anfragen und Korrespondenz sowie in der allgemeinen Verwaltung (bei mehr als 30 Stunden/Woche übernimmst du in diesem Bereich mehr Verantwortung). Im Einzelnen gehören dazu folgende Aufgaben:
- Du meisterst mit einem Blick fürs Detail die Vielfalt der Büroorganisations- und Sekretariatsaufgaben:
- Du organisierst das Büro, bearbeitest Eingangs- und Ausgangspost, koordinierst unsere Dienstleister und Partner*innen bei der Ausstattung der Räume und Technik (mithilfe unseres IT-Supports).
- Du bestellst Bürobedarf und Arbeitsmittel.
- Du bist die erste Anlaufstelle für externe Anfragen (E-mail / Telefon) und glänzt dabei mit deiner Kommunikations- und Organisationsfähigkeit. Du koordinierst mit dem Team die Beantwortung und unterstützt die Geschäftsleitung bei der Terminplanung.
- Du entlastest und unterstützt das Team bei Verwaltungsaufgaben und behältst dabei alle anfallenden Themen im Blick (je nach Wochenstunden und Erfahrung sind weitere Aufgaben in HR/Finance möglich):
- Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung der Verwaltungsprozesse (Rechnungslegung, Vertragsmanagement, Spendennachweise etc.).
- Du pflegst, verwaltest und sicherst die Qualität unserer Beleg- und Datenablage und Archive.
- Du unterstützt neue Kolleg*innen darin, gut im Büro und im Team anzukommen.
- Du hilfst dabei, Veranstaltungen und Dienstreisen vorzubereiten und abzurechnen.
- Du wirst mit Erfahrungswissen versorgt und kümmerst dich um Raum, Catering, Logistik und Abrechnung, etwa bei den beiden Jahresklausuren, Trainings, Besprechungen oder einzelnen Veranstaltungen der Projekte. Du empfängst Gäste im Berliner Büro.
- Als zentrale Ansprechperson unterstützt du das Team bei der Vor- und Nachbereitung von Events und Dienstreisen (inkl. DB-Firmenkonto, Kommunikation mit Einladenden, Rückerstattungen etc.).
Das bringst du mit
- Du hast bereits Erfahrung in der Büroorganisation/Teamassistenz oder bei ähnlichen Tätigkeiten gesammelt.
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliche oder verwaltungstechnische Grundkenntnisse sind von Vorteil, aber wir sind offen für Quereinsteiger*innen aus anderen Gebieten.
- Du bist textsicher und kommunikationsstark in Wort und Schrift auf Deutsch und Englisch.
- Du bist sicher im Umgang mit MS-Office-Anwendungen und bereit, dich mit Hilfe in weitere Programme einzuarbeiten (z.B. Confluence, HR-Software, Trello u.ä.).
- Du überzeugst mit deiner zuverlässigen und sorgfältigen Arbeitsweise und hast Freude daran, deine Aufgaben selbstständig und eigeninitiativ anzugehen.
- Deine offene, empathische und hilfsbereite Art zeichnet dich aus, gepaart mit einem Talent für Organisation und Koordination.
- Du kannst dich mit unseren Werten identifizieren und bist motiviert, dich in unser Team und in die Aufgaben in einer gemeinnützigen Organisation einzuarbeiten.
Wir bieten dir
- Eine Organisation, die sich dafür einsetzt, Gesellschaften gerechter, demokratischer, inklusiver und nachhaltiger zu machen
- Eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit abwechslungsreichen Aufgaben und Gestaltungsmöglichkeiten in einem kleinen, humorvollen Operations-Team
- Eine spannende Zusammenarbeit in zwei kollegialen Teams mit großartigem Teamspirit (AlgorithmWatch in Berlin und AlgorithmWatch Schweiz, die Arbeitssprache ist vorwiegend Englisch, im Operations-Team Deutsch) – unser Motto: Wir nehmen uns selbst nicht ernster als notwendig. Wir sind überzeugt, dass jeder Tag, an dem wir nicht miteinander und über uns selbst gelacht haben, ein vergeudeter Tag ist.
- Damit du die Person wirst, die „Bescheid weiß“, wirst du umfassend eingearbeitet. Für unser wachsendes Operations-Team entwickeln wir Prozesse gemeinsam mit dir weiter und du profitierst von hilfreichen Tools und kompetenten Partnern.
- Ein unterstützendes, motivierendes Arbeitsumfeld und eine Team-Kultur, in der wir Erfolge gemeinsam feiern (inkl. Workshops, Teamretreats und -events, Möglichkeit zur Team-Supervision, etc.)
- Flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- 30 Tage Urlaub, zusätzlich frei am 24.12. und 31.12., Überstunden werden mit Freizeitausgleich abgegolten, die Möglichkeit der betrieblichen Altersvorsorge
- Eine Assistenzstelle mit Perspektive: Wir unterstützen dich bei deiner beruflichen Weiterentwicklung, je nach Stärken und Interessen, mit Fortbildungen, die wir bezahlen.
- Ein Mindestgehalt von 3.000 Euro brutto/Monat bei Vollzeit. Wichtig: Wir entwickeln aktuell unsere Gehaltsstruktur weiter; mögliche Änderungen und Sonderleistungen werden Anfang 2023 eingeführt.
- Der Vertrag ist zunächst auf 2 Jahre befristet, eine Weiterbeschäftigung und langfristige Zusammenarbeit streben wir an.
Um ein wertschätzendes, harmonisches Arbeitsklima zu schaffen, haben wir in unserem Leitbild Werte und Prinzipien definiert, die deinen Arbeitsalltag prägen werden.
Neugier geweckt? Dann bewirb dich!
Chancengerechtigkeit ist uns wichtig und wir streben eine ausgewogene und vielfältige Zusammensetzung unseres Teams und unserer Leitungsgremien an. Wir sind der Meinung, dass für die Aufgabe, algorithmische Systeme angemessen zu erforschen und zu kontrollieren, eine Vielfalt von Perspektiven unabdingbar ist, auch im Backoffice. Wir ermutigen besonders Personen mit familiärer Migrations- oder Fluchtgeschichte, Black und People of Color, Menschen, die sich zu LGBTIQ* zählen, oder Menschen, die Diskriminierung erfahren haben, sich bei uns zu bewerben. Wir verstehen, dass es ein kontinuierlicher Prozess ist, ein diverses und inklusives Team zu sein. Um diesen erfolgreich zu gestalten, müssen wir willens sein, zuzuhören und zu lernen, Privilegien zu erkennen und zu hinterfragen – und dementsprechend zu handeln. Daher auch: Falls etwas im Einstellungsprozess angepasst werden sollte, sag uns bitte Bescheid!
Du begeisterst dich für unsere Ziele und hast Lust auf die Arbeit in einem humorvollen, engagierten Team? Du möchtest uns näher kennenlernen? Auch wenn nicht alle Aspekte aus der Ausschreibung zu dir passen – wir freuen wir uns in jedem Fall auf deine Bewerbung!
Bitte sende deinen Lebenslauf und ein kurzes Motivationsschreiben unter Angabe deines möglichen Startdatums bis zum 8.1.2023 per Mail an jobs@algorithmwatch.org. Bitte lasse Foto, Angaben zum Alter und Familienstand weg.
Wir melden uns mit einer kurzen Bestätigung. Dann hörst du innerhalb einer Woche von uns, sollten wir dich kennenlernen wollen. Gespräche führen wir fortlaufend. Im ersten Schritt würdest du ein erstes kurzes Telefonat mit Kristina, Teamleitung Operations, führen (ggfs. via Zoom), um über deine Erfahrungen und Erwartung(en) und die Rolle an sich zu sprechen. Im zweiten und finalen Schritt würden wir dich für ein zweites Treffen zu uns ins Büro einladen. Reisekosten für die Bewerbungsgespräche übernehmen wir, sofern sie nicht von der Arbeitsagentur getragen werden (innerhalb Deutschlands).
Mit deiner Bewerbung gehen wir datenschutzkonform um. Weitere Informationen erhältst du unter https://algorithmwatch.org/de/datenschutz/#bewerbung